De 5 meest gestelde privacy-vragen in het onderwijs!


6 februari 2018
OinO-Advies

En de antwoorden natuurlijk!

Geschreven door: Marvin Reuvers

OinO-Advies helpt momenteel veel scholen en schoolbesturen met het op orde brengen van beleidsvorming en bewustwording met het oog op de nieuwe privacywet: de AVG. In dit artikel vertel ik je graag meer over de grootste eyeopeners op dit gebied in het onderwijs.

1. Waar sla ik straks nog veilig mijn documenten op?
In de eerste plaats: achter een veilig wachtwoord. Daar begint alles mee. Google en Microsoft leveren goede en stabiele cloudoplossing, maar zolang je wachtwoord begint met ‘Welkom…’ is geen enkel document goed beveiligd. Hetzelfde geldt voor namen van kinderen, huisdieren en favoriete vakantielanden. Mijdt in elk geval mobiele datadragers, zoals ubs-sticks en externe harde schijven, want die blijven overal slingeren.

2. Mag de klassenlijst nog in de klassenmap?
Nee, die hoort daar niet. Je hebt van ouders het vertrouwen gekregen om hun gegevens op een zorgvuldige manier te gebruiken voor onderwijsdoeleinden en om het kind op een goede manier onderwijs te kunnen geven. In de klassenmap wordt het vaak voor allerlei doeleinden ingezet, nog even afgezien van wie er allemaal bij kunnen. Afgeschermd bewaren dus; digitaal achter een wachtwoord of in een afgesloten kast.

3. Wie heeft er toegang tot het leerlingdossier van de kinderen op school?
Alleen de direct verantwoordelijken. Dat betekent dat de leerkracht alleen toegang heeft tot de eigen groep. De directeur is eindverantwoordelijk, dus die heeft een schoolaccount. Verder eigenlijk niemand. De intern begeleider heeft bijvoorbeeld strikt genomen alleen de verantwoordelijk voor de zorgleerlingen, dus die zou alleen daar toegang tot hoeven hebben. We horen overigens wel vaak als reactie dat men zich afvraagt of dit wel mogelijk is in het LAS.

4. Waar bewaar ik mijn wachtwoorden als ik ze nergens op mag schrijven?
Voor wie een smartphone heeft, zijn er tegenwoordig erg handige wachtwoord-apps. Die werken erg goed. Heb je geen smartphone, mijdt dan in ieder geval lijstjes op de laatste pagina van je agenda of je klassenmap. Wellicht ergens een geheugensteuntje opschrijven wat niet het wachtwoord verraadt, maar waar jij wel genoeg aan hebt?

5. Hoe beveilig ik papieren informatie goed?
In elk geval in afgesloten kasten die op slot kunnen. Zeker wanneer het leerling-gegevens bevat. Daaronder vallen ook adressen en telefoonnummers. En oh ja, zorg dat documenten niet vergeten kunnen worden als je ze uitprint of kopieert. Een pincode voor medewerkers dus, zodat ze ter plaatse zijn wanneer de leerlingdossiers uit de printer komen rollen.

Heb ik dan alles geregeld?
Nee, nog lang niet. Maar je bent alvast goed op weg. Wil je meer weten? Informeer dan bij mij of mijn collega’s van OinO-Advies. Wij helpen je graag verder. Niet alleen met het regelen van beleidsstukken op maat, maar ook met workshops die, ondanks het onderwerp, inspirerend en leuk zijn om te volgen. We horen graag van je!